6 ปัจจัยเลือกเครื่องถ่ายเอกสารออฟฟิศที่ใช่ ใช้งานได้คุ้ม

เครื่องถ่ายเอกสาร คือหนึ่งในอุปกรณ์สำนักงานที่ขาดไม่ได้สำหรับออฟฟิศส่วนใหญ่ รู้หรือไม่ว่า การเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะสมกับการทำงาน เป็นวิธีที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงาน และช่วยให้งานดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว ที่สำคัญก็คือ ยังช่วยประหยัดงบประมาณได้ในระยะยาวอีกด้วย วันนี้เราจึงมาบอกต่อ 6 วิธีเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่ใช่ ให้ตอบโจทย์กับธุรกิจ ติดตามกันได้เลย

6 เทคนิคเลือกเครื่องถ่ายเอกสารออฟฟิศ ให้ตอบโจทย์กับธุรกิจคุณ

1. เลือกประเภทของเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับการใช้งาน

โดยปกติแล้วเครื่องถ่ายเอกสารนั้นมีอยู่ด้วยกันหลายประเภท ทั้งเครื่องถ่ายเอกสารขาว-ดำ เครื่องถ่ายเอกสารสี และยังมีเครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้ได้กับกระดาษบางประเภทเท่านั้น ดังนั้นวิธีเลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับการทำงาน จึงต้องพิจารณาจากงานที่พิมพ์เป็นหลัก เช่น หากปกติแล้วคุณพิมพ์เฉพาะเอกสาร A4 ก็ไม่จำเป็นต้องเลือกเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ที่รองรับกระดาษขนาด A3 เพราะเครื่องถ่ายเอกสารที่ใหญ่ขึ้น ก็มาพร้อมกับราคาที่ค่อนข้างสูงกว่าพอสมควร

2. เลือกความเร็วในการพิมพ์ให้เหมาะกับปริมาณงาน

อีกหนึ่งเทคนิคเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่จะช่วยให้คุณใช้งานได้คุ้ม ก็คือการเลือกความเร็วในการพิมพ์ให้เหมาะกับปริมาณงานพิมพ์ ซึ่งคุณจำเป็นต้องรู้ปริมาณงานพิมพ์เฉลี่ยต่อวัน หรือต่อเดือนให้ชัวร์เสียก่อน แล้วจึงมาหาข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องถ่ายเอกสารออฟฟิศที่เหมาะสม ยกตัวอย่างให้เห็นภาพง่าย ๆ เช่น หากคุณจำเป็นต้องพิมพ์เอกสารหลัก 1,000 แผ่นต่อวัน แต่เลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่มีความเร็วการพิมพ์น้อยเกินไป กว่าเอกสารจะพิมพ์เสร็จก็คงต้องใช้เวลารอหลายชั่วโมง แทนที่จะงานจะสามารถดำเนินต่อไปได้ ก็ต้องเสียเวลารอเอกสาร ด้วยเหตุนี้ การเลือกความเร็วงานพิมพ์ของเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะสม จึงเป็นวิธีที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในออฟฟิศได้ไม่น้อย

3. เลือกฟังก์ชันให้ตรงตามความต้องการ

ในแต่ละออฟฟิศต่างก็ต้องทำงานกับเอกสารหลายประเภทในแต่ละวัน ซึ่งนอกจากการถ่ายเอกสารแล้ว ยังรวมถึงการพิมพ์ การสแกน และบางครั้งยังจำเป็นต้องเชื่อมต่อเครื่องถ่ายเอกสารออฟฟิศเข้ากับอุปกรณ์อื่น ๆ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน ดังนั้นการเลือกฟังก์ชันการทำงานของเครื่องถ่ายเอกสารให้ตรงกับความต้องการจึงเป็นเรื่องสำคัญ อย่างการเลือกเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน ที่ตอบโจทย์การทำงานได้หลากหลาย แถมยังเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ง่าย เพื่อรองรับการทำงานในยุคดิจิทัล

4. ไม่ลืมพิจารณาถึงต้นทุนต่อหน้า

ใช่ว่าแค่ลงทุนซื้อเครื่องถ่ายเอกสารแล้วทุกอย่างจะจบ เพราะกว่าจะได้ใช้งาน ยังต้องลงทุนซื้อทั้งหมึก กระดาษ และอุปกรณ์สิ้นเปลืองอีกมากมายที่ใช้สำหรับการทำงานเอกสาร แน่นอนว่าทั้งหมดนี้มีราคาไม่ใช่น้อย ๆ หากยังต้องมาเจอกับต้นทุนการพิมพ์ต่อหน้าที่สูงเกินไป คงจะไม่คุ้มค่าในระยะยาวอย่างแน่นอน เพราะฉะนั้นแล้ว ก่อนตัดสินใจซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร ต้องไม่ลืมพิจารณาถึงต้นทุนการพิมพ์ต่อหน้า เพื่อช่วยให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น

5. ไม่มองข้ามความปลอดภัยของข้อมูล

เพราะข้อมูล คือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของบริษัท การปกป้องข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ซึ่งนอกจากการรักษาความปลอดภัยบนอุปกรณ์สื่อสารแล้ว ก็ควรเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่มาพร้อมกับฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย เช่น การสแกนไวรัส การตั้งรหัสผ่านก่อนเข้าถึงไฟล์ที่เป็นข้อมูลสำคัญ รวมถึงการจำกัดสิทธิ์การใช้งานเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อให้อุ่นใจได้ว่า ข้อมูลสำคัญของแต่ละแผนกจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย ไม่ให้ใครต่อใครสามารถเข้าถึงได้ง่าย ๆ

6. ควรมีศูนย์บริการที่ครอบคลุม

ปิดท้ายด้วยอีกหนึ่งวิธีเลือกเครื่องถ่ายเอกสาร ที่จะช่วยให้คุณใช้งานได้อย่างมั่นใจในระยะยาว นั่นก็คือการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารแบรนด์ที่มีสาขาครอบคลุมในหลาย ๆ พื้นที่ เพื่อที่ว่าหากเกิดปัญหาด้านการใช้งาน หรือมีเหตุจำเป็นที่ต้องได้รับการซ่อมแซมแก้ไขอย่างเร่งด่วน ช่างประจำพื้นที่ก็จะสามารถเข้าบริการได้ทันที ทำให้งานสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ธุรกิจไม่ขาดตอน

จากวิธีเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่เรานำมาฝากกันนี้ หากใครที่กำลังมองหาเครื่องถ่ายเอกสารออฟฟิศที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจ ที่โคนิก้า มินอลต้า เราคือผู้นำทางด้านเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน ที่รวบรวมคุณสมบัติทุกอย่างไว้ในเครื่องเดียว รวมถึงซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยภายในตัวเครื่อง ทั้งยังมีความเร็วในการพิมพ์ให้เลือกหลากหลาย เหมาะสำหรับทุกระดับธุรกิจ พร้อมศูนย์บริการคุณภาพทั่วทุกภาคในประเทศไทย ทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมให้คำปรึกษาในการเลือกสเปคของเครื่องให้เหมาะกับธุรกิจคุณมากที่สุด
ปรึกษาเราได้เลยวันนี้ โทร. 02-029-7000