ระบบจัดเก็บเอกสารแบบดิจิตอล สำคัญอย่างไร?

ปัจจุบันนี้เทรนด์การใช้ระบบบริหารจัดการ และจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอลได้กลายมาเป็นเรื่องที่หลายองค์กรให้ความสำคัญ โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องใช้เวลาไปกับการจัดการเอกสารจำนวนมหาศาลในแต่ละวัน ทั้งยังต้องสิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ และหากไม่มีระบบการจัดการที่ดี ก็อาจทำให้เอกสารสูญหายหรือเสื่อมสภาพก่อนที่จะได้ใช้งาน และอาจทำให้ข้อมูลสำคัญ ๆ ต้องสูญหายไปตลอดกาล เรามาดูกันว่าประโยชน์ของระบบการจัดเก็บเอกสารมีอะไรบ้าง ทำไมจึงเป็นเรื่องที่แต่ละองค์กรไม่ควรมองข้าม

หมดกังวลด้านงานเอกสาร แค่เปลี่ยนมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร

โซลูชันนี้ รองรับทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล ผ่านการสแกนด้วยเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันรุ่นที่รองรับ และการจัดเก็บ หรืออัปโหลดไฟล์บนอุปกรณ์ PC/Laptop ไปยังแชร์โฟลเดอร์ที่กำหนดได้โดยตรง จึงช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ลดเวลา และลดต้นทุนด้านการจัดเก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี

ประหยัดเวลาในการทำงาน

เชื่อว่า ความยุ่งยากของการทำงานเอกสาร เป็นเรื่องที่พนักงานในแต่ละองค์กรรู้กันดี เพราะในแต่ละวัน พนักงานจะต้องวุ่นวายไปกับการจัดทำ สั่งพิมพ์ จัดส่ง ค้นหา และจัดเก็บเอกสาร ทำให้เสียเวลาในการทำงานไปไม่น้อย ยิ่งหากเกิดปัญหาเครื่องพิมพ์ขัดข้อง, เอกสารเสียหาย, เอกสารไม่ครบถ้วน หรือมีระบบจัดเก็บที่ไม่ดี จนทำให้หาเอกสารสำคัญ ๆ ไม่เจอ ก็ยิ่งกลายเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ด้วยเหตุนี้ ระบบบริหารจัดการ และจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล จึงมีประโยชน์ต่อพนักงานอย่างยิ่ง ในฐานะตัวช่วยประหยัดเวลาการทำงาน ให้การค้นหาเอกสารกลายเป็นเรื่องง่ายในไม่กี่นาที และไม่ต้องคอยเสียเวลาไปกับการเก็บรวบรวมเอกสารกองใหญ่ ช่วยให้มีเวลาไปทำงานด้านอื่นที่สำคัญต่อองค์กรได้มากกว่า

ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ

ยิ่งเป็นองค์กรที่ต้องจัดเก็บและใช้งานเอกสารกระดาษจำนวนมาก และยิ่งต้องการพื้นที่จัดเก็บที่มากขึ้นตามไปด้วย ไม่ว่าจะหันไปทางไหนก็มีแต่กองกระดาษและชั้นวางเอกสาร ทำให้สภาพแวดล้อมในองค์กรดูไม่น่าอยู่ และยังเป็นจุดเริ่มต้นของฝุ่นละออง ที่ส่งผลต่อสุขภาพของพนักงาน แต่จะดีกว่าไหม? ถ้าหันมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่จะช่วยเปลี่ยนเอกสารกองใหญ่ให้กลายเป็นไฟล์ดิจิตอล ให้พนักงานไม่ต้องนั่งทำงานในกองกระดาษอีกต่อไป ทั้งยังช่วยประหยัดพื้นที่ และช่วยให้สภาพแวดล้อมในองค์กรดูสวยงามมากขึ้น

ป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหาย

ปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้บ่อยครั้ง จากการจัดเก็บที่ไม่มีประสิทธิภาพ และจากการที่เอกสารถูกส่งต่อด้วยมือหลายต่อหลายครั้งในแต่ละวัน ซึ่งเมื่อเอกสารเกิดสูญหายขึ้นมา และเอกสารนั้นๆ เป็นข้อมูลความลับขององค์กร หรือของลูกค้า ก็ยิ่งมีความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาอื่น ๆ ตามมาอีกมากมาย ดังนั้นสิ่งที่จะช่วยได้ ก็คือการหันมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อเก็บเอกสารสำคัญไว้อย่างปลอดภัย สามารถเรียกดูได้ทุกเวลา และยังกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ใช้งานได้เป็นรายบุคคล เพื่อให้เอกสารที่เป็นความลับยังคงปลอดภัยอยู่เสมอ

ง่ายต่อการทำงานร่วมกัน

เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล ก็จะช่วยให้การส่งต่อไฟล์เอกสารกลายเป็นเรื่องที่สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น จากทุกที่ ทุกเวลา และยังสามารถส่งต่อเอกสารสำคัญถึงมือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วทันใจ ทำให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง

ประหยัดต้นทุนได้มากกว่า

ใครว่าการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ ไม่ต้องใช้ต้นทุนมากมาย? แต่รู้หรือไม่ว่า หลัก ๆ แล้วจะต้องมีการจัดเตรียมตู้ ชั้นวางเอกสาร หรือแม้แต่เช่าพื้นที่สำนักงานเพิ่มเติมสำหรับการจัดเก็บ โดยเฉพาะ ยังไม่รวมถึงค่าใช้จ่ายแฝงอย่างค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ และค่าอุปกรณ์เล็ก ๆ น้อย ๆ อีกมากมาย ที่สุดท้ายแล้วอาจกลายเป็นภาระค่าใช้จ่ายที่รบกวนการพัฒนาขององค์กร แต่หากใช้ระบบจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอล ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะหมดไป เพียงเลือกติดตั้งซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ก็ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นด้านงานเอกสารอีกต่อไป

ช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม

นอกจากประโยชน์ที่มีต่อการทำงานในองค์กรแล้ว การใช้ระบบจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอลยังมาพร้อมประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อม เพราะการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ที่น้อยลงนั้นเป็นการช่วยรักษาทรัพยากรธรรมชาติ ซึ่งนอกจากจะดีต่อโลกในระยะยาวแล้ว ยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรอีกด้วย

หากองค์กรใดที่สนใจอยากเปลี่ยนการจัดเก็บเอกสารแบบเดิม ๆ ให้กลายเป็นระบบที่ทันสมัย สะดวก และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้น สามารถปรึกษา Konica Minolta ได้เลย เรามีโซลูชันระบบจัดเก็บเอกสารประสิทธิภาพสูง ใช้งานง่าย และยืดหยุ่น พร้อมตอบสนองทุกความต้องการขององค์กรได้อย่างเหนือชั้น ทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมดูแลและให้คำแนะนำอย่างตรงจุด

สามารถติดต่อเราเพื่อขอรับคำปรึกษาได้ที่ โทร. 02-029-7000