5 เทคโนโลยีจัดเก็บเอกสารที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้องค์กร

เมื่อเทคโนโลยีดิจิทัลได้ก้าวเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน “ระบบการจัดการเอกสาร” จึงได้กลายมาเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งแน่นอนว่า ยิ่งเทคโนโลยีพัฒนาไปมากขึ้นเท่าไหร่ ระบบการจัดการเอกสารก็ได้ถูกพัฒนาให้ล้ำสมัยตามไปด้วย วันนี้เราขอชวนมารู้จักกับ 5 เทรนด์เทคโนโลยีจัดเก็บเอกสารยุคใหม่ ที่องค์กรในวันนี้ต้องตามให้ทัน

ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร? มีประโยชน์อย่างไรกับการทำงานในยุคดิจิทัล

ระบบการจัดการเอกสาร Document Management System หรือ ระบบ DMS คือ เทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยอำนวยความสะดวก และยกระดับการจัดการเอกสารในองค์กรอย่างครอบคลุม ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร, การจัดเก็บ และการอนุมัติเอกสาร ซึ่งเทคโนโลยีนี้ จะเข้ามาช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากและซับซ้อน ให้กลายเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ทั้งยังเป็นเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัย ลดความเสี่ยงจากการที่เอกสารสูญหาย และช่วยป้องกันข้อมูลสำคัญไม่ให้รั่วไหลไปสู่ภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5 เทคโนโลยีจัดเก็บเอกสาร ที่จะช่วยให้การทำงานเป็นเรื่องง่าย

1. Cloud-Based Management

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทใด ต่างก็ต้องใช้เอกสารเป็นส่วนหนึ่งในการทำงาน ซึ่งในขณะที่ธุรกิจดำเนินไปทุกวัน เอกสารก็เพิ่มปริมาณมากขึ้นตามไปด้วย ทำให้การจัดเก็บเอกสารแบบเดิม ๆ เริ่มไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป เพราะเป็นวิธีที่ก่อให้เกิดปัญหามากมาย เช่น เมื่อเอกสารมีจำนวนมากขึ้น ก็ต้องการพื้นที่จัดเก็บมากขึ้น ทำให้สิ้นเปลืองพื้นที่การทำงานในองค์กร และทำให้สภาพแวดล้อมดูไม่น่าอยู่ นอกจากนี้ การจัดเก็บที่ไม่เป็นระบบ ยังทำให้พนักงานต้องเสียเวลาในแต่ละวันไปกับการค้นหา และยังง่ายต่อการที่เอกสารจะสูญหายอีกด้วย

ด้วยเหตุนี้ เทคโนโลยี Cloud-Based Management หรือการจัดเก็บเอกสารบน Cloud จึงกลายมาเป็นทางเลือกที่จะช่วยจบปัญหาและความยุ่งยากจากปริมาณเอกสารได้เป็นอย่างดี เพราะเป็นเทคโนโลยีจัดเก็บเอกสารที่มาพร้อมความสะดวกสบาย ใช้งานง่าย และมีความยืดหยุ่นสูง ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย ทั้งยังสามารถแชร์เอกสารให้กับบุคคลภายนอกได้ตลอดเวลา ช่วยประหยัดเวลา และประหยัดงบประมาณในองค์กรได้มากเป็นเท่าตัว

2. E-Approval Workflow

หนึ่งในปัญหาที่ดูเหมือนจะเป็นเรื่องเล็ก แต่ความจริงอาจไม่เล็กอย่างที่คิด ก็คือปัญหาเรื่องขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร ที่แต่ละครั้งต้องใช้เวลานาน จนทำให้งานต่าง ๆ ต้องสะดุด แถมยังมาพร้อมกับความยุ่งยาก เพราะต้องคอยนำส่งเอกสารหลายต่อหลายครั้ง จนสุดท้ายแล้วเอกสารก็สูญหายระหว่างทาง ทำให้ต้องเสียเวลาออกเอกสารใหม่ไม่รู้จบ

จากปัญหาเหล่านี้ จึงได้มีการพัฒนา E-Approval Workflow หรือ โซลูชันอนุมัติและจัดการเอกสารแบบดิจิทัล ที่สามารถออกแบบฟอร์มเพื่อการขออนุมัติต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถอนุมัติได้จากทุกที่ ทุกเวลา ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงาน และช่วยให้งานดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น

3. Ai-Based Solution

ปัจจุบันนี้ เทคโนโลยี AI กลายมาเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่สามารถทำประโยชน์ให้กับหลากหลายธุรกิจ เช่นเดียวกับระบบการจัดการเอกสาร ที่มีการนำเทคโนโลยี AI เข้ามาผสมผสาน เพื่อช่วยให้การทำงานกับเอกสารจำนวนมหาศาลกลายเป็นเรื่องเล็ก ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจัดหมวดหมู่เอกสารแบบอัตโนมัติ, การสแกนรูปภาพและข้อความให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัลภายในเวลาอันรวดเร็ว รวมถึงการจัดเก็บเอกสารสำคัญเข้าสู่โฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ได้อย่างอัจฉริยะ

ด้วยความสามารถเหล่านี้ เทคโนโลยี AI จึงถือเป็นเทคโนโลยีสำคัญที่เข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานด้านเอกสารอันยุ่งยากและซับซ้อน พร้อมช่วยให้พนักงานมีเวลาไปทำงานด้านอื่น ๆ ที่สำคัญกับการพัฒนาองค์กรได้อีกมากมาย

4. Mobile Document Management

หลัง COVID-19 ผ่านพ้นไป หนึ่งในความเปลี่ยนแปลงที่ทุกองค์กรต้องรับมือ ก็คือการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานไปเป็น Remote Working ที่พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์สื่อสาร แน่นอนว่าโซลูชันการจัดการเอกสาร ก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนตามไปด้วย

ซึ่งโซลูชัน Mobile Document Management หรือ โซลูชันการจัดการเอกสารบนมือถือ คือหนึ่งในโซลูชันที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองความเปลี่ยนแปลงนี้ โดยเป็นโซลูชันที่จะช่วยให้พนักงานสามารถจัดการเอกสารได้ตลอดเวลา ผ่านโทรศัพท์มือถือ โดยไม่จำเป็นต้องพก Laptop ติดตัว หรือต้องนั่งเฝ้าหน้าจอตลอดทั้งวันอีกต่อไป

5. Virtual Collaboration

นอกจากโซลูชัน Mobile Document Management แล้ว อีกหนึ่งโซลูชันที่เกิดขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป ก็คือ Virtual Collaboration ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้จะอยู่ห่างกันคนละที่ ด้วยฟีเจอร์การทำงานที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการเอกสารได้อย่างมากมาย เช่น การแชร์เอกสารออนไลน์ โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้, การทำงานร่วมกันแบบ Real-Time, การตรวจสอบเอกสาร โดยที่ไม่ต้องรอให้เอกสารถึงมือ และยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการแชร์เอกสารสำคัญระหว่างแผนกได้อีกด้วย

หากองค์กรใดที่สนใจอยากเปลี่ยนการทำงานเอกสารให้เป็นเรื่องง่าย สามารถปรึกษา Konica Minolta ได้เลย เพราะเราคือผู้เชี่ยวชาญด้านซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารออนไลน์ ที่พร้อมนำเสนอเทคโนโลยีใหม่ล่าสุด ที่มีคุณภาพและมีความปลอดภัยสูง เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและยกระดับการทำงานของคุณให้สะดวกสบายกว่าที่เคย!

ปรึกษาเราได้เลยวันนี้ โทร. 02-029-7000

แหล่งที่มา:
5 Top Document Management Trends