มั่นใจในประสิทธิภาพไปกับการใช้เอกสารที่หลากหลายกับบริการจัดการเอกสาร (MCS)
โคนิก้า มินอลต้า ได้เปิดตัวบริการบริการจัดการเอกสาร (MCS) เพื่อให้บริษัททั่วโลกได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นจากการใช้เอกสารที่หลากหลายอย่างไม่มีที่สิ้นสุด
MCS เป็นบริการแบบครบวงจรที่คอยให้คำปรึกษาและแนะนำ เพื่อเป็นการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานไปพร้อมกับซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อการจัดการเอกสาร MFPs สำหรับการป้อนข้อมูลกับการส่งออกข้อมูลและบริการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล
จึงทำให้สามารถรวบรวมจัดการเอกสารที่มากมายหลากหลายชนิด เช่น ข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์ที่ทำให้ใช้ผู้ใช้บริการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น บริการนี้ช่วยยกระดับประสิทธิภาพ ลดต้นทุนและลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม ควบคู่ไปกับการเพิ่มความปลอดภัยและความต่อเนื่องของธุรกิจ
เพิ่มประสิทธิภาพของระบบการจัดการเอกสารสำหรับบริษัทอสังหาริมทรัพย์
ภารกิจ
การบริการด้านอสังหาริมทรัพย์ต้องรับมือกับความหลากหลายของส่วนประกอบต่างๆ ไล่ตั้งแต่สัญญาไปจนถึงแผนผังในแต่ละชั้น อีกทั้งยังมีรูปภาพของอสังหาริมทรัพย์อีกมากมาย แต่ในขณะเดียวกันบริษัทอสังหาริมทรัพย์มักจะจ้างผู้ดูแลระบบการจัดการแบบศูนย์กลางในการจัดการแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่การแสดงรายการอสังหาริมทรัพย์เพื่อการเช่า, การเซ็นสัญญาและการบำรุงรักษาทรัพย์สินไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายนั้นก็คือการยกเลิกสัญญา โดยจะต้องป้อนข้อมูลแต่ละอย่างจากเอกสารส่วนบุคคลแต่ละฉบับลงระบบด้วยตนเอง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาและมีค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้นพวกเขาจึงมองหาวิธีที่จะมาปรับปรุงการทำงานให้ประสิทธิภาพมากขึ้น
การแก้ไขปัญหา
โคนิก้า มินอลต้า ได้เสนอบริการจัดการเอกสาร Managed Content Services (MCS) ให้กับบริษัทอสังหาริมทรัพย์ เพื่อการแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ ยกตัวอย่างเช่น เราได้แนะนำให้ใช้ OCR* โดยแบ่งเป็นโซน เมื่อจะสแกนเอกสารด้วย MFP
ซึ่งจะช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลที่ต้องการได้โดยอัตโนมัติในเอกสาร เช่น หมายเลขสัญญาหรือที่อยู่ของอสังหาริมทรัพย์ จากนั้นสิ่งที่ผู้ดำเนินการต้องทำทั้งหมดก็คือตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในฐานข้อมูล โดยที่ผู้ดำเนินการไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลจากเอกสารด้วยตนเองอีกต่อไปและเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างมาก
โซลูชันนี้ไม่เพียงแต่เชื่อมต่อกับข้อมูลตัวหนังสือเพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงข้อมูลภาพ เช่น แผนผังชั้น, แผนที่ และรูปถ่ายในฐานข้อมูล ทำให้จบกระบวนการทำงานทั้งหมดบนเครือข่าย เช่น การอนุมัติเอกสาร, การอัพเดท, การเตรียมงานและการพิมพ์ ซึ่งหมายความว่าบริษัทอสังหาริมทรัพย์สามารถคัดแยกทรัพย์สินให้เช่าที่ซึ่งใกล้วันหมดสัญญาออกมา และเตรียมเอกสารที่จำเป็นสำหรับการต่ออายุโดยอัตโนมัติ หรือสามารถรวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ให้เช่าที่ตรงกับความต้องการของผู้เช่าได้ โซลูชันนี้ช่วยให้ลูกค้าของเราสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานได้หลากหลายวิธี
*OCR (Optical Character Reader): คือเทคโนโลยีที่อ่านตัวอักษรจากเอกสารและจัดการแปลงตัวอักษรเหล่านั้นเป็นข้อมูลโดยอัตโนมัติ
ด้วยศักยภาพการเติบโตอย่างต่อเนื่องของธุรกิจการจัดการเอกสาร หนึ่งในความท้าทายหลักที่ต้องเผชิญกับธุรกิจในหลายอุตสาหกรรมก็คือการจัดการและการใช้ประโยชน์จากเอกสารของธุรกิจ บ่อยครั้งที่เอกสารมาในรูปแบบของสำเนาหรือเอกสาร? และรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และมาจากหลากหลายแหล่ง เอกสารที่ไม่มีโครงสร้างและการจัดเก็บที่ไม่เป็นระเบียบอาจส่งผลให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล
MCS เป็นบริการแบบครบวงจรที่คอยให้คำปรึกษาและแนะนำ เพื่อเป็นการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานไปพร้อมกับซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อการจัดการเอกสาร MFPs สำหรับการป้อนข้อมูลกับการส่งออกข้อมูลและบริการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล